Digital Workplace

Digitales Aufräumen am Arbeitsplatz

von - 15.03.2018
Zusammenarbeit
Foto: Rawpixel.com / Shutterstock.com
Tools, die den Workflow verbessern sollen, führen oft zu Wissensilos. Um dies zu verhindern, gilt es verschiedene Punkte bei der Auswahl geeigneter Tools für den Digital Workplace zu beachten.
Dieser Beitrag wurde von Hermann Roden verfasst, VP Professional Services EMEA bei Jive Software, einem Spezialisten für Social-Collaboration-Tools.
In den vergangenen fünf Jahren hat sich die Art und Weise, wie Software und Tools am Arbeitsplatz in Organisationen eingesetzt werden, deutlich verändert. Früher empfahlen das Management und die IT-Abteilung Lösungen und trafen alle Einkaufsentscheidungen allein, wenn eine Abteilung neue Software für bestimmte Problemstellungen oder zur Optimierung der Prozesse wollte.
Hermann Roden
VP Professional Services Jive Software
www.jivesoftware.com
Foto: Jive Software
„Das interaktive Intranet, das als Schnittstelle zwischen den Mitarbeitern fungiert,
ist das Herzstück jeder Collaboration-Lösung.“
Seitdem es die Cloud-Technologie gibt, ist alles einfacher geworden: Die Beschaffung neuer Programme und Werkzeuge für den Arbeitsplatz kann jedes Team – oder auch einzelne Mitarbeiter – online selbst übernehmen. Obwohl dies in der Regel darauf abzielt, den Workflow, die Produktivität oder die Zusammenarbeit zu verbessern, führt das häufig zu mehr Wissensilos innerhalb von Organisationen. Ironischerweise lassen sich viele Kommunikations- und Collaboration-Werkzeuge nicht ohne Weiteres in andere Tools integrieren, sodass eine einheitliche Plattform für alle Anwendungen nicht möglich ist.

Der Aufwand lohnt sich

Führungskräfte in Unternehmen oder IT-Abteilungen, die sich mit dem Einsatz von unterschiedlichen Tools beschäftigen, sollten deshalb nach Möglichkeiten suchen, die IT zu optimieren und aufzuräumen. Vor allem drei Gründe sprechen dafür, dass sich dieser Aufwand lohnt.
Kostenkontrolle: Jedes Unternehmen, das Wert auf Rentabilität legt, wird Kosten penibel kontrollieren. Je mehr verschiedene oder nicht erweiterungsfähige Tools es jedoch verwendet, desto höher sind die Kosten. Trotz der Vorteile eines ganzheitlichen IT-Ansatzes ist es wichtig zu verstehen, wie sich die vielen unterschiedlichen Technologien, die Teams im gesamten Unternehmen nutzen, auf das Endergebnis auswirken. Durch eine Bestandsaufnahme der Anwendungen aus allen Abteilungen und die Nutzung von Skalierungseffekten können unnötige Ausgaben deutlich verringert und die eingesetzten Tools effizient verwaltet werden.
Verschmelzung von Arbeitsplätzen: Bei einer Übernahme von Unternehmen wird die Applikationsvielfalt am digitalen Arbeitsplatz häufig noch erhöht, denn neu fusionierte Unternehmen verfügen über mehrere eigene Tools für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit. Das kann Mitarbeiter zusätzlich verwirren und für Frustrationen sorgen. Der erste Impuls ist meistens, die bestehenden digitalen Anwendungen einfach nur auf die hinzugekommenen Teams zu übertragen. Doch dies kann zu verpassten Gelegenheiten führen, denn: In so einem Fall sollte unbedingt das Beste aus beiden Welten identifiziert werden, um dann die relevantesten Komponenten in einem digitalen Arbeitsplatz zu kombinieren.
Dadurch können sich Mitarbeiter beider Unternehmen und Kollegen über Unternehmensgrenzen hinweg vernetzen und zusammenfinden. Der digitale Arbeitsplatz ist nicht einfach nur eine Technologie – es handelt sich vielmehr um eine sich ständig weiterentwickelnde Strategie und Kultur, die Mitarbeiter befähigen sollte, überall und jederzeit zu kommunizieren und zusammenzuar­beiten.
Engagiertere Mitarbeiter: Das Engagement der Mitarbeiter ist ein weiterer wichtiger Grund, den digitalen Arbeitsplatz zu ordnen. Das Markt- und Meinungsforschungsinstitut
Gallup fand in einer Studie in den USA heraus, dass Unternehmen mit engagierteren Mitarbeitern eine höhere Produktivität sowie mehr Umsatz und eine höhere Rentabilität aufweisen. Andererseits stellte Gallup aber auch fest, dass sich nur ein Drittel der Erwerbsbevölkerung auch tatsächlich so engagiert fühlt.
Technologie spielt eine große Rolle im Mitarbeiterengagement. Verschiedene technische oder Social-Collaboration-Lösungen können die Eingliederung von Mitarbeitern erleichtern und die Bindung an das Unternehmen erhöhen. Hierbei sollten zügig Tool-unterstützte integrierte Prozesse bereitgestellt werden, um die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zu verbessern. Dabei muss auch darauf geachtet werden, dass Mitarbeiter nicht zwischen verschiedenen Lösungen hin und her pendeln müssen. Sonst werden Konzentration und Produktivität behindert, was sich wiederum negativ auf das Unternehmen und den Arbeitsalltag auswirkt.
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