Die richtigen ersten Schritte

Viele Unternehmen tun sich schwer mit der Einführung von Collaboration-Lösungen und dem Anpassen ihrer Workflows. Damit die digitale Zusammenarbeit gelingt, müssen Firmen eine Unternehmenskultur schaffen, die ein offenes, vertrauensvolles und vernetztes Arbeiten ermöglicht. „Vorab gilt es zu klären, was nicht nur Unternehmen, sondern auch jeder einzelne Mitarbeiter an seinen Einstellungen, am Verhalten, an den Arbeitsweisen und an der Kultur ändern muss“, so
Daniel Heer, Experte für Digital Workplace Solutions beim IT-Dienstleister Arvato Systems. Eine offene Kommunikation sei hierbei das A und O, wohingegen Silodenken, feste Strukturen und Misstrauen fehl am Platz seien.

Die Voraussetzungen sind laut Enno Lückel in zahlreichen  Unternehmen schon vorhanden, „denn innovative Unternehmen nutzen bereits unterschiedlichste digitale Technologien, um sich zukunftsfähig aufzustellen und mit den agilen Marktanforderungen heute wie morgen Schritt zu halten.“ Dabei entwickelten sie sich schon ganz automatisch immer weiter weg von papiergebundenen Akten und ausgedruckten Dokumenten. Es gelte also nur noch, Prozesse sowie den Informationsfluss intelligent zu strukturieren, damit die Mitarbeiter von smarten Kommunikationsmitteln und einer strukturierten Datenablage profitieren könnten.

Die Voraussetzungen hängen häufig auch damit zusammen, welcher Unternehmensbereich der Treiber des Themas ist. Wenn der Impuls von der IT-Abteilung ausgeht, dann sehen zumindest die technischen Gegebenheiten meistens schon ganz gut aus und es ist häufig auch eine IT-Lösung im Einsatz, die Collaboration ermöglicht.

In diesem Fall gerieten, so Florian von der Hagen, die Organisation und die Mitarbeiter oftmals ins Hintertreffen, weil das Thema nicht nur aus einer technischen Sichtweise heraus eingeführt werden könne, sondern die Unternehmenskommunikation oder die HR-Bereiche miteinbezogen werden müssten - „sonst fällt es erfahrungsgemäß sehr schwer, den Mitarbeitern das übergeordnete Ziel zu vermitteln.“

Gleiches erlebt man aber auch, wenn zum Beispiel Human Resources der Treiber ist. Vielerorts gibt es New-Work-Initiativen, die sich mit neuen Formen der Zusammenarbeit bis hin zur Bürogestaltung auseinandersetzen, das Thema aber nicht auch technisch betrachten. Somit beschränken sich die Prämissen oft nur auf die physische Zusammenarbeit in einem Büro.

Die besten Voraussetzungen findet man nach Einschätzung Florian von der Hagens häufig, wenn Kommunikationsabteilungen sich mit Collaboration beschäftigen: „Eine schnelle und breite Informationsverbreitung liegt seit jeher in deren Interesse und stellt eine perfekte Grundlage dar, auf der Collaboration aufsetzen kann.“ Er weist aber auch da­rauf hin, dass sich das nicht pauschalisieren lasse. Daher mache eine Analyse der Reifegrade in HR, Kommunikation und IT vor der Einführung absolut Sinn, und nur so könne dann „ein Zusammenspiel von Maßnahmen entwickelt und entschieden werden, die zu der individuellen Ausgangslage passen“.

Die Erfahrung von Alexander Ernst, Director Network & Communications beim IT-Dienstleister Cancom, zeigt, dass der Einsatz von Collaboration-Techniken in den Unternehmen sehr unterschiedlich gehandhabt wird. So bestehe durchaus noch Nachholbedarf, bis Collaboration als integraler Bestandteil von Arbeitsabläufen und -prozessen verstanden werde - „und noch mehr, bis es im Unternehmen auch gelebt und umgesetzt wird“. Entgegen vieler Erwartungen sei es nämlich nicht mit der einmaligen Implementierung von Tools und Technologien getan. Es gelte darüber hinaus, Blaupausen für die Anwendung aufzusetzen, den korrekten Einsatz der Tools zu schulen und dies regelmäßig zu wiederholen. Grundsätzlich gilt also: Je besser die Mitarbeiter mit den Anwendungen umgehen können, desto mehr profitieren sie davon.

Dabei dürfen bei der Einführung von Collaboration-Projekten durchaus auch Fehler passieren. Nur selten laufen größere Projekte in Unternehmen ohne kleinere oder größere Rückschläge ab - aus denen man ja auch lernt. Das bestätigt Nico Schulze von Cosmo Consult: „Veränderungsprojekte sind keine Einmal-Events, sondern live erlebte Journeys, inklusive Auf und Ab. Regelmäßige Retrospektiven sowie paralleles Coaching gehören zur nachhaltigen Umsetzung ebenso dazu wie die Ergebnisbesprechung.“