Intelligente Unified-Communications-Lösungen für Unternehmen

Doch der technologische Fortschritt hat auch seine Schattenseiten. Er birgt Gefahren, die zum Geschäftsrisiko werden können: Mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen in Deutschland sieht sich durch Cyberangriffe in ihrer Existenz bedroht, 70 Prozent der Unternehmen hatten bereits einen Diebstahl sensibler Daten zu beklagen oder vermutlich zu beklagen, so der alarmierende Bericht des Digitalverbands Bitkom von September. Und die Auswirkungen der Angriffe sind beträchtlich: jährlich entstehen der deutschen Wirtschaft Schäden in Höhe von 206 Milliarden Euro durch Sabotage, Spionage und Datendiebstahl. Hinzu kommen der Vertrauensverlust und der damit einhergehende Image-Schaden. Einmal mehr wird deutlich, welch immense Bedeutung heutzutage Datensicherheit, aber auch Datenschutz haben.
In der modernen Arbeitswelt hat sich die Art und Weise verändert, wie Unternehmen Daten austauschen. Kundenlisten, Konstruktionsdaten, Forschungsergebnisse − all diese Informationen müssen bei all den Vorteilen der Digitalisierung sicher übertragen werden, sei es team-, abteilungs- und niederlassungsübergreifend, oder auch mit Kunden und Partnern. Dabei stehen Unternehmen vor der Herausforderung, nicht nur die Vertraulichkeit dieser Daten zu wahren, sondern auch gesetzliche Vorgaben wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllen zu müssen.

Um in der modernen Arbeitswelt erfolgreich zu agieren, ist es unabdingbar, dass Dokumente ohne Medienbrüche, DSGVO-konform und manipulationssicher ausgetauscht werden können. Hier kommen intelligente Unified-Communications-Lösungen wie die OfficeMaster Suite des Berliner Herstellers Ferrari electronic ins Spiel. Diese Software integriert sich nahtlos in bereits vorhandene Groupware oder E-Mail-Clients und verbindet sie mit den anderen Kommunikationskanälen, wie Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, SMS und Voicemail auf einer zentralen Plattform. Der Austausch der Dokumente wird über Next Generation Document Exchange (NGDX) realisiert. Hierbei handelt es sich um einen Standard, der Dokumente als verschlüsselte PDFs in das E-Mail-Postfach des Empfängers überträgt. Zusätzlich zu den Dokumenten wird auch der Transportweg verschlüsselt. Dabei kommen sowohl asymmetrische als auch symmetrische Verschlüsselungstechniken zum Einsatz, die in ihrer Kombination ein Höchstmaß an Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten. Sehr große Dateien können mit einem Verfahren, ähnlich Cloud Relay, in sehr kurzer Zeit übertragen werden – auf einem Sicherheitsniveau, das mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung vergleichbar ist.

Die OfficeMaster Suite erlaubt aber nicht nur den sicheren Austausch von Informationen. Via NGDX übertragene Dokumente können vom E-Mail-Postfach des Mitarbeiters nahtlos in Dokumenten-Management- und Business-Process-Management-Systeme integriert und automatisiert weiterverarbeitet werden. Auf anderem Weg transferierte Dokumente werden mittels Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer zur Texterkennung ausgestattet und auf diese Weise für die digitale Verarbeitung vorbereitet. Diese nahtlose Integration ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe optimal zu gestalten und so die Effizienz zu steigern.
Im Zeitalter der Digitalisierung profitieren Unternehmen von effizienteren Arbeitsabläufen. Durch den Einsatz von Unified-Communications-Lösungen optimieren Unternehmen aber nicht nur ihre Workflows, sondern können auch Dokumente sicher austauschen. Das Risko, Opfer einer Cyber-Attacke zu werden, lässt sich dadurch wesentlich minimieren.