Digitale Prozesse – aber sicher!

Für agile, effiziente Unternehmensabläufe sind digitale Prozesse ein wahrer Segen. Grundvoraussetzung ist die Ausstattung der Mitarbeitenden mit den erforderlichen Devices. Aber: Um bestehende Prozesse und ein verlustfreies Dokumentenmanagement aufrecht zu erhalten, sind insbesondere vollständig digitalisierte Dokumente sowie Lösungen für deren manipulationssicheren Austausch gefragt. Was Unternehmen neben der entsprechenden Hardware benötigen, ist eine Softwarelösung, die einen manipulationssicheren und DSGVO-konformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen ermöglicht und sich zugleich mit Dokumentenmanagement- und BPM-Systemen koppeln lässt.

Mit seinem Kommunikationsklassiker OfficeMaster Suite hat der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic eine passgenaue Lösung im Portfolio. Sie lässt sich unkompliziert und nahtlos in bereits vorhandene Groupware oder E-Mail-Clients integrieren und stellt einen manipulationssicheren, DSGVO- und rechtskonformen Dokumententransfer in IP-Umgebungen sicher. Verschiedenste Kommunikationswege wie Fax, Voicemail, SMS und Next Generation Document Exchange (NGDX) werden in einer einheitlichen Arbeitsumgebung zusammengeführt und isolierte Strukturen gebündelt. Darüber hinaus entspricht die Lösung dem international gültigen ITU-Standard und ermöglicht damit auch global tätigen Unternehmen das verlustfreie mobile Arbeiten, selbst bei weltweit verteilten Standorten.

Den Dokumententransfer realisiert die OfficeMaster Suite über den Standard NGDX. Dokumente gehen damit im Original, verlustfrei und End-to-end als PDF im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Metadaten und Schlagworte werden ebenfalls übertragen, was eine weitere Bearbeitung in Dokumentenmanagementsystemen erleichtert. Auch der Transfer hybrider Dokumente ist möglich. Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen kombinieren und das Prinzip des digitalen Büros umsetzen. An oberster Stelle steht dabei immer der Datenschutz: Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung, welche sowohl das Dokument, also auch dessen Transportweg absichert.

Ganz neue Möglichkeiten des Dokumentenmanagements eröffnet Ferrari electronics neues Major Release OfficeMaster Suite 8. Es bietet noch mehr Möglichkeiten, Dokumente anzureichern und digitale Prozesse zu unterstützen. Gehen Dokumente ein, die nicht per NGDX übertragen wurden, wird die Funktion Optical Character Recognition (OCR) aktiv. Sie versieht die Dokumente mit einem Textlayer zur Texterkennung und bereitet sie so für die digitale Verarbeitung vor. Auch gescannte oder abfotografierte Texte aus Upload-Portalen lassen sich auf diese Weise extrahieren. Fehler können vermieden und Prozesse verschlankt werden, da manuelle Systemeingaben entfallen. Die dabei entstehenden, vollwertig digitalisierten Dokumente können ortsunabhängig bearbeitet werden, was den Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsmodellen erleichtert. Ebenfalls vollautomatisch läuft die Konvertierung von Rechnungen in die Formate ZUGFeRD und XRechnung ab, die anschließend versendet beziehungsweise über eine Web-Schnittstelle direkt ins Portal der Bundesdruckerei hochgeladen werden können.
 
Dank einer neuen Web-API-Komponente der OfficeMaster Suite ist es nun auch möglich, 3rd-Party-Produkte remote anzusteuern. Vorhandene Workflows bleiben so auch ortsunabhängig bestehen und können nahtlos fortgeführt werden. Beispielsweise lassen sich postalische Massenversände durch eine Anbindung der OfficeMaster Suite an die E-Post-Schnittstelle der Deutschen Post ab sofort auch
aus der Ferne durchführen. 
 
Um nachhaltig erfolgreich und zukunftsfähig zu sein, müssen Unternehmen auf digitale Strategien und Prozesse setzen. Neben einer differenzierten und detailgenauen Planung braucht es dafür entsprechende Softwarelösungen, die sowohl das Management der Dokumente erleichtern, als auch deren manipulationssicheren Austausch sicherstellen.